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远程工作沟通三原则

267 2023-08-24

远程工作




一提到远程工作,很多人最害怕的就是,因为大家天各一方,沟通会因此而不顺畅,从而极大影响工作的效率。所以,今天就来聊聊我对于远程工作中的沟通三原则。



原则一

沟通要有基本规则

曾经听亚马逊的朋友提到,在这家公司里,有一个说法是,最好的沟通就是不沟通。这并不是说大家都不通过沟通来解决问题,而是说,如果各种规则都能够让大家非常明确自己所要做的工作,那么就不需要沟通了。

沟通是用来澄清各种各样的疑惑和分歧的,所以,不能一切都依赖沟通,公司、组织或者团队,都需要最基本的一些规则,保证大部分工作可以在不需要沟通的情况下,就已经可以进行了。

当遇到一定要沟通的问题,那么也要有一条规则保证大家不会浪费时间,那就是,这个问题是否是一个在时间上非常紧迫的问题,如果是,那么就尽快沟通,如果否,就暂时搁置到任务板或者看板上,让大家先基本了解,做些提前准备,然后再进行沟通。

之所以这样,怕的就是,随时沟通可能会打扰一个人的专注,导致很多时候会因为在各种任务和沟通之间切换而导致时间和精力上的浪费。



原则二

沟通要根据具体情境采用合适的形式

沟通方式有很多种,如果不是远程工作,那么最直接、最有效的方式应该是面对面的沟通,但因为在这里我们谈的是远程工作,所以可能采用的沟通方式包括:

1. 视频通话

2. 语音通话

3. 即时消息工具

4. 邮件

……

这些方式并没有好坏之分,每个人都会有自己的喜好,所以在沟通之前,我们要明确沟通的目的:一方面是要解决出现的问题和分歧,另一方面也是要促进团队成员之间的感情交流。所以,我们要根据具体的情境来采用合适的沟通方式。

比方说,如果我们需要看到对方的表情和动作,或者可能会在办公室里面有白板进行演示,那么最合适的就是视频通话;

如果我们只是需要口头确认一件事儿,那么短平快的方式就是语音通话,而且在这里,我更喜欢用电话而不是微信语音之类的工具,因为后者很大程度上依赖于网络环境,所以通话质量有可能会出现问题,甚至会断线,这对于沟通会造成不必要的浪费;

如果是不想打扰对方,或者说是不是太着急,只需要对方在合适的时候回复一下,那么我可能会采用即时文字消息,而且,对于我自己来说,我会认为用IM工具沟通的问题都是不着急的,所以会将其作为重要但不紧急的事情,找一段时间批量处理;

如果是需要让多人知道,而且期望某些人给出意见,某些人只是知道就可以的问题,同时又比较正式,可能最合适的方式就是采用邮件了。



原则三

视频会议要有会议约定

在远程工作里面,我们需要偶尔通过视频会议的方式来沟通,为了保证其质量,和一般的会议一样,我们需要为其设定一些会议约定。

对于一般的面对面的会议,我们的会议约定可能会包括但不限于以下几条:

1. 遵守时间,准时开始,每个人不迟到,不无故离开;

2. 手机静音;

3. 不要同时出现两个声音;

4. 延迟判断,多用yes……and,而不是yes……but;

对于远程的视频会议,可能还需要加入以下几点:

1. 打开视频,确保在会议状态;

2. 不发言的时候静音,避免各种杂音进入会议;

3. 找到一个尽可能整洁的地点,避免出现各种意外;

4. 确保网络和参加会议的设备在期间能够正常工作;

还有一点要注意的是,如果一些人是在同一个办公地点,而另一些人远程工作的时候,开视频会议的时候要避免这样的情况:同一办公地点的人找个会议室,然后让参加远程会议的同事接入。

最好的方式是每个人都用自己设备来接入会议,这样可以:

1. 避免远程接入的同事产生被区别对待的感觉;

2. 避免在会议室里面出现回声效果;

3. 避免会议室里面的发言远程接入的同事听不清楚;

以上就是远程工作中沟通是要注意的几个方面,不知你是否已经注意到了。

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