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为什么你的“清晰沟通”没有用?(超级干货,限时删除)

356 2023-09-02

一千个读者眼中就会有一千个哈姆雷特

——莎士比亚
清晰沟通是动员团队的航标
清晰沟通是领导力的核心技能,是动员团队的航标。它既是减少无效沟通浪费的“减法”,又是扩展沟通效应的“乘法”,更是让信息赋能团队的“心法”。


清晰沟通是“减法”,是不会让他人听完了,自己还没说完的减法;是关注行动方向和关键选项的减法。小伙伴通过你的表达,知道要做什么,如何去做,可能会遇到什么样的挑战,做到什么样的程度是需要你的清晰沟通,这是领导力的核心技能。
清晰沟通是“乘法”,是实现大多数目标的加速器。如果某项目有一种清晰的说法,可以帮助所有参与者轻松地理解,那么工作效率会成倍地提高。如果你将这项技能用在产品和服务上,用简洁、动心、易于记忆的语言来说明与竞争对手的区别,那你的客户就会知道为什么你们的产品更好。
清晰沟通是“心法”,是让你所沟通的信息流入他人内心的“心法”。莎士比亚说:“一千个读者眼中就会有一千个哈姆雷特”。哪怕对方复述的内容与你只字不差,也不能代表你真正接受了你的意思,就如我们所背过的所有课文一样。

清晰沟通者需要注意的5盏“红灯”
  • 如果你费心费力地安排完一件事后,员工表示没有听明白时。
  • 如果你发现员工总能很好地复述你的内容、观点和要求,但执行情况实在差点意思时。
  • 如果你的“即兴演讲”产生了一片“无聊、无趣”的表情时。
  • 如果你发现同样的沟通,有的员工很理解,有的员工表示困惑时。
  • 如果你发现他人并不在意你在讲什么时。


拿着锤子的人看什么都像钉子。

——马克·吐温

清晰沟通要以人为本

沟通,是双向的,是需要关注对方视角的对话方式,不同人群理解事物的角度不同,清晰沟通的策略也就不同。

沟通犹如双方信息、情感、思想交流的容器,越是能匹配他人接收信息的模式,就容易实现清晰沟通。而他人接收模式是需要考量三个要素:沟通风格、沟通思维、系统感知。

清晰沟通雷达图

沟通风格:在纵轴上,代表人的情感状态。从中心向上到“攻击性”,代表外向,具有更热情、活泼、开放的风格;从中心向下到“被动性”,代表沟通者内向,不那么直接表达,更收敛,有时内倾性更强。

沟通思维:在横轴上,代表人的思维风格。从中心向左到“具体化”,代表沟通者善于具体表达,对数据、证据、逻辑更敏感,看重功能甚于形式;从中心向右到“抽象化”,代表沟通者更喜欢用“具体画面”来拓展各种可能,他们对想象、隐喻、诗歌感兴趣,有时对反复出现的细节会失去耐心,比起功能而言他们更看重形式

系统感知:处于中心的“系统主导度”,代表人对“清晰沟通”的“人-事-果”系统运行的敏感度,他们知道“沟通”是“双向”的,知道和不同的人清晰沟通同一件事是需要不同方式的,他们擅长用不同的场域来影响人的个性特征的表现。比如,他们用庆祝的方式也可以点燃内敛的人的表达欲望。

系统主导度高的沟通者,面对攻击性的沟通者时,他们不会后退,相反,他们会尽其所能在坚持自己观点时,为对话降温。比如,他们会说:“你说得有道理,有没有还有一种可能是这样的……”。在和被动者沟通时,他们会通过邀请式发问,激发对方的参与度来主动理解和思考沟通的事情。比如,他们会说:“想清楚这件事对我很重要,我想通过你的看法来帮助我的理解可以吗?”

警惕|请不要把人归类

下面谈到的每一个扇面只是描述个性特征的概念,并不支持你把人归类。

  • 不同个性特征代表着不同的编码和解码的方式,这意味着你需要不同的方式去探讨。

  • 你得到的只是一个类似雷达图的工具,你需要在实际经验中抱持“无知”的态度去和人互动,在每一个当下,你和我的互动都是“无知”的。

  • 通过这个雷达图是增进我们对自己和他人的理解,从而知道如何调整我们的沟通模式,让传递的信息更加清晰地流入对方的心智中。

图中的数字分别代表不同扇面的沟通者特征:

扇面1:驱动者。他们很有主动性,关注目标实现的具体步骤和细节。他们是企业家、工程师、项目经理,他们喜欢“开门见山”、“直奔主题”、“简明扼要”的表达方式,对情感的铺垫认为是在浪费时间,只想直截了当地做事情。为此,他们不怕得罪他人。

扇面2:激励者。他们关注如何唤醒他人 ,他们享受通过“故事”来感染和影响他人。他们可以在别人的一声满意的“谢谢”中活得相当滋润。他们在乎精神世界的享受,他们是教练、教师、律师、销售人员。

扇面3:给予关注者。他们有一颗服务他人的心,他们是最讲人性化工作互动的人。同时,他们也是最关注有没有被上级给予关注、被组织所关怀的人群。他们是老师、护士、医生、HR、咨询顾问和志愿者。他们在“赞美”声中获得力量,他们不喜欢人际冲突,并有意识地远离争论地带。

扇面4:构建者。他们重视方法、分析,不放过看见的每一个细节,他们希望通过自己的努力可以解决更多难题。他们是建筑师、会计师、质检员、也可能是科学家、软件工程师,相对关怀者,他们更喜欢和非人的存在打交道,比如实验室、计算机等。他们不喜欢用假设的东西来思考,他们在乎信息的可靠性。


清晰沟通要因人而异

1. 与驱动者沟通时

沟通焦点:目标

沟通策略:

  • 和他们一起探讨阶段目标的设定;

  • 先要多了解他们有什么目标,并将你的目标“清晰”地告诉他。比如,员工想升迁,你需要清晰地告诉他如何通过当下的工作积累达成目标的资本。

  • 和他们对话要直截了当,让他们知道谁是谁的上级,这样他们才可能表示对你的尊重。

词汇表:常常和驱动者讲一讲战略落地步骤、进程的标志物、解决方案的抓手这些自带“驱动要素”的词语和事情。

杠杠点:驱动者喜欢控制感,所以你在沟通中,你需要注意以下几点:

  1. 怎样让他有掌控感?比如,多用开放性问题,收集他的观点。

  2. 怎样发现他可以充当领导人角色的任务?比如,辅导新员工。

  3. 怎样让他明确责任边界、汇报节奏与标准?

  4. 因为驱动者趋向具体化思维,想知道工作安排的来由,所以,你要思考怎样用“为什么要做的价值”、“怎么做的底线”、“完成的结果什么”来表达你的要求?

免疫站|如果你的上级是驱动者

上面分享的要点同样适用于你的上级,但切记:

  • 不要和他抢“话筒”,不要让他认为你想要主导一件事情的发生。

  • 如果你正处于激情四射的工作状态中,请你在他面前调整呼吸,用温和的方式和他沟通你想表达的内容,让他的关注在你期待的方向发生,而不是激发他的抗拒清晰。

  • 表达你是上级追随者的身份,坚定表现你对他想实现的目标的支持,如果你实在不清楚他所要什么样的结果,那么,你最好去问他。请相信我,他会很乐意和你交流。

  • 在汇报你所实现的工作时,请与他在乎的目标联系起来。

2. 与激励者沟通时

沟通焦点:“舞台”

沟通策略:

  • 清楚地告诉他们在任务中的角色,强调要协同,但不要越轨指导他人。比如,可以说:“你可以像教练一样带他们三个人,但你充分支持他们组长安排的工作。”

  • 找到他们的兴趣地带,这是他们把工作做得更好的加油站。比如,可以说:“我非常欣赏你对老团队带来的游戏活动,我想如果你对持续提高团队活力感兴趣的话,我会更加惊喜不已的,你知道,这是我们今年的大课题啊。”

  • 积极关注激励者在团队中传播观点的价值。你可能关注绩效表现更优秀的员工,但你只需要稍加思考,你会发现激励者有一颗“杰出贡献者”的心在为你而跳动。

词汇表:激励者倾向抽象化的表达,所以你可以多用表达情感的词语和他们交流,会让他们感觉你的沟通更清晰。比如,“喜欢”、“惊喜”、“心动”、“满意”等。

杠杠点:激励者喜欢存在感,所以你需要在此方面做好反馈:

1. 管理过多的存在感。如果激励者滔滔不绝的表达,并开始跑题时,你需要引导他们回到正题上。比如,可以说:“你刚才说的是很有意思,在我们探讨它之前,我们接着前面的内容,先拿一个结果如何?”

2. 及时给予积极反应。激励者需要听到认可和鼓励,这是他们前进的“油箱”。比如,可以说:“我听到一个你的故事,很有正能量,我想会有更多小伙伴感兴趣,下次你可以在会上专门讲讲吗?”

3. 集体的“谢谢”。适当时,告诉他们所做的工作值得整个团队说一声“谢谢”。

3. 与给予关注者沟通

沟通焦点:关系

沟通策略:

  • 不期而遇时,可以和他们聊聊家常。如果你是“驱动者”型的领导,你可能会很反感这样做,但这样的聊天对他们来说是一个被看见、被激励的“清晰沟通”。

  • 允许他们有一定的闲聊空间。他们在工作需要通过人际关系获取更大的工作热情,你可以沟通的方式,清晰地告诉他们你所允许的范围。但同时要注意,他们非常在意关系,也喜欢我行我素地决定一些事情,所以你需要在友善的气氛中和他们交谈,使他们感觉到愉快。比如,可以说:“你可以在休息时间谈你感兴趣的话题。”;“你工作中所关心的内容对我们的合作很重要,所以我想知道你的TOP清单。”

词汇表:给予关注者是被动的抽象思考者,被认可是他们的内在动力,所以当你告诉他,这件工作很具有“挑战性”,你完成的工作非常“重要”,你承担了“很大的压力”等。

杠杠点:给予关注者在乎归属感,在意自己在关系中的友善对待,他们在于“被看见”的价值。

  1. 亲近感。你和给予关注者的语气是温和的比严肃的更有力量,所传递的信息也会更清楚。比如,“如果你在工作上有新的想法,我希望能第一时间听见。”。

  2. 关注感。对他们的关注不只是工作的高光点,也需要对他们生活的高潮事件进行关注。比如,“这次我们成功达成的这一周,正好也是你孩子的生日,真是双喜临门啊。”

  3. 赞美。在适当的时候,多向他们说出你所欣赏的点,并由此激励他们。

4.与构建者沟通时

焦点:同频

沟通策略:

  • 先了解他们的工作流程,再去和他们沟通。你和构建者沟通时,你需要多理解他的工作流程和具体挑战,只有和他的工作同频后,他们才容易开启接收你的信号。

  • 不要试图工作流程上说服他们。比如,你告诉软件工程师:“这只需要变动一一个按钮,不用多少时间,下午我马上就要。”对方一定会和你据理力争,并在心中说:“你疯了吗?啥也不懂,只知道xjbg。”

  • 多书面沟通。通过具体的数据、需求的价值来说明你的需要。当然最好是一页纸一个图一段说明。

词汇表:构建者关注具体的事项,在沟通时,你要多说“我期待的结果是……”、“第一步是……”、“交付物是……”、“交付标准是……”等等。

杠杠点:构建者对具体的事物更敏感,在乎工作过程中的确定感,他们在意他们的“确定感”是如何被尊重、被支持的。

  1. 如果时间允许,你可以提前告知你需要和他探讨的方向和期待的结果。让他们在事前有所准备。

  2. 不要用抽象的词语沟通你的意图,这会让他们更加困惑。如果你不懂他们的专业,那请你赶紧去学习,用他们喜欢的专业术语来沟通。比如,你想和软件工程师沟通如何提高团队活力。你可以告诉他们团队活力提高后,具有哪些性能表现,如何来度量这样的表现是否符合预期。

  3. 可视化沟通。比如,用“看板”和他们沟通工作的进度。

你可能会问的问题

1. 清晰沟通是基于人还是基于事?

答:清晰沟通是基于“人-事-果”的沟通。首先是要知道和什么样的人在沟通。哪怕你是在和一个团队沟通,你按照团队的个性特征来沟通。比如,你给研发团队的沟通与销售团队的沟通就有区别。前者更倾向“构建者”,后者更倾向“激励者”。

你这是动员团队的领导技能还是操控他人的技巧?

这取决你的动机,你的关注点是什么?如果你只在乎绩效表现,那么你可能是在操控他人,从而实现你自己的目标。如果你既在乎绩效表现(执行表现),又在乎工作关系(全身心的承诺度),还在乎他人工作的幸福感(成长和发展的机会。),那么你是在动员团队。

2. 清晰沟通除了用于对话,还可以用于什么?

答:清晰沟通的原则是以人为本,因人而异。所以,也可以用到以下场景:

  • 任务领取:用不同的语言激发团队成员主动领取不同任务。

  • 发展他人:如何运用“天性”为他人做发展规划的引导。

  • 组建团队:一个独立团队的建立,需要不同个性特征的人扮演不同的工作角色。通过“清晰沟通”可以在组建团队时注意到人员匹配。

  • 招聘工作:这项工作需要员工更具有什么样的个性特征?

  • 晋升轮岗:让不同个性特征的人得到不同的锻炼,成为“人-事-果”系统主导者。

  • 领导力教练:你可以根据不同管理者的个性特征,为他们制定专属的领导力发展教练计划。

3. 如果你对一个人的特征轮廓把握不清怎么办?

增强你的感知,关注词汇表,并积累你的个人的词汇表。你要注意他们在情绪变化时,用什么样的词汇有变化。比如,当对方在情绪低落时,你对他说:“想想去年没有你的连续三个星期的死磕,哪有我们今天的成绩?”(当然,这对给予关注者更有吸引力。)再如,你在讲数据、逻辑时或项目愿景画面时,谁的专注度会更高,谁的表情写着“无聊、无趣”的字样?


4. 如果你要同时和有各种个性特征的员工做沟通时,怎么办?

答:努力靠近或站在“系统主导度”的中心位置上,成为清晰沟通的终身学习者:既要讲清楚观点与逻辑,流程与标准,又要学会讲故事、打比喻、举例子,还要学会板书画图展示你的思想……


清晰沟通者是关于“人-事-果”动态系统的沟通者,他们既要熟知业务,也要学会理解人。他们擅长“用意识调动思维,用结构组织思考”来调整对话的氛围和表述的风格,他们擅长用“黄金圈”去理解人当下的反应,他们会用冰山模型为自己建立理解人的系统。我想,只要你愿意,你可以成为清晰沟通者,成为赋能公司发展,组织成长的存在。


问题与反思

  • 你一般是如何识别对方的个性特征的?

  • 如果你熟练掌握了清晰沟通的技能,你最想解决的问题是什么?

  • 你的直觉告诉你,你可以什么地方开始用上清晰沟通的技能?

  • 对你来说,让团队更多成员用好“清晰沟通雷达图”的最大挑战是什么?

原文链接: http://mp.weixin.qq.com/s?__biz=MzI5Njc4MDQyMQ==&mid=2247489761&idx=1&sn=7a62b41fa3a62f03700e1ce7dcc6c897&chksm=ecbe4f0bdbc9c61d89441f0a779f5cfab7e430716f5640b5c6f69b567ae1b1b6662f132b0bca#rd