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PM说|入门指南:当项目管理成为一个职场必备技能→

94 2024-03-14

本期摘要

随着如今行业的发展,越来越多的企业意识到了项目管理的重要性。项目管理不再仅仅只是一个停留在口头表达上的词语,而是成为了一个与你我工作生活息息相关的方法论。

项目管理究竟是什么?如何进行项目管理?不再仅仅是“项目经理”的独有知识,而应该是我们人人都学习的职场必备技能之一。

今天为大家带来项目管理入门篇第一章:项目管理五大过程组的介绍。

作者

尉雪婷 |新媒体技术运营

不会用工具的运营不是好的打工人~

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前言

在当今快节奏的社会中,项目管理成为了各行各业中不可或缺的一环。无论是企业的产品开发、市场推广,还是个人的日常任务安排,项目管理都扮演着重要的角色。

我们日常的工作和生活都是由不同的流程一环扣一环进行的,没有规矩不成方圆,做一件事没有规定规范,做起来就会杂乱无章,不仅无法完成特定的目标,同时对于个人能力的成长也有限。这也是为什么我们需要学会项目管理的原因,要学会管理项目,管理团队,同时也是管理自己。

02

项目管理是什么

在职场中,我们经常会接触一个词:"项目"。办一场年会是一个项目,完成一次引流的市场活动是一个项目,负责一个定制化系统的开发与交付也是一个项目…似乎人人口中都在说项目,人人都是项目经理。那么究竟什么是项目?什么又是项目管理呢?

通俗来说,项目是为完成特定目标而做的临时性("临时性"是指项目有明确的起点和终点)工作。

项目管理的本质则是以项目为对象的系统管理方法,通过一个临时性的专门组织来进行高效率的计划、组织、指导和控制,以实现对项目全过程的动态管理和项目目标的综合协调与优化。

项目管理涵盖了许多方面,包括整体管理、范围管理、时间管理、成本管理、质量管理、人力资源管理、沟通管理、风险管理、采购管理和集成管理等十个部分。从这些方面可以看出,项目管理是一项综合性的工作。

项目管理是在项目活动中运用知识、技能、工具和技术来实现项目要求完成特定目标。要想做好项目管理,我们先来学习项目管理的五大过程组。

03

项目管理五大过程组

项目的实施是一个从0到1的过程,这个过程大致包含了启动、规划、执行、监控到收尾的五大过程,每个过程还有许多的环节需要处理和掌控。

一、  项目启动:确定项目目标及要求

启动阶段对于整个项目来说至关重要,在启动前务必明确项目的目的、目标以及最终成果。这个阶段共有三个重点任务。

  1. 与客户、领导沟通项目需求,获得相关支持;

  2. 明确项目整体目标及需求;

  3. 确定项目组成员,梳理组内分工合作。

通常在启动阶段就会确定项目经理负责人,作为项目负责人,需要了解客户的需求和期望,明确项目目标和要求,并制定项目计划。然后召集项目成员召开“立项会议”,告知他们相关信息。

二、项目规划:制定项目计划及方案

项目规划阶段通常是项目周期中的第一个阶段,也是最关键的阶段之一。规划阶段的主要目标是确保项目的顺利进行,为项目后续的实施提供基础和保障。

项目规划阶段的主要任务包括任务工作分解、任务工期估算、时间进度安排、风险与沟通计划、项目整体计划等。

  • WBS:将整个项目分解成一系列具体的任务,以便于团队成员能够更好地理解项目,明确各自的职责和任务,并为后续的实施提供指导;

  • 进度计划:根据项目任务的执行顺序、时间计划及所需资源等进行分析,制定计划(主要工具甘特图、网络图);

  • 风险计划:考虑项目中可能会出现的风险和沟通问题,并制定相应的应对策略和计划;

  • 沟通计划:制定好项目会议制度,如利益干系人、所需信息、频率、方法、责任人等;保证计划执行所需资源,化解冲突;

在规划阶段中,需使用甘特图、里程碑图、网络图、思维导图等工具和文档。甘特图可以用来显示项目进度和任务完成情况,里程碑图可以用来标记项目中的重要节点和里程碑,网络图则可以用来显示任务之间的逻辑关系和依赖关系,思维导图则可以用来帮助团队成员更好地理解和组织项目信息。

计划阶段的三个关键点是明确项目范围及具体任务,全面的风险认识,各关键人员的识别与沟通计划。


  • 明确项目范围及具体任务是指明确项目的目标和要求,并将其分解成一系列具体的任务,以便于团队成员能够更好地理解和执行。

  • 全面的风险认识是指对项目中可能出现的风险进行全面的评估和分析,并制定相应的风险应对策略和计划。

  • 各关键人员的识别与沟通计划是指明确项目中各方之间的沟通方式和频率,以便于项目团队成员之间能够更好地协作和沟通。

三、项目执行:跟踪项目进展及问题

在项目计划制定好后,我们需要立即开始实施,但在实施过程中也需要注意一些关键要点,以确保项目能够顺利进行并达到预期目标。

  • 实施过程中需要实时更新项目进展情况。在项目实施过程中,我们需要及时更新项目进度,及时发现和解决问题,确保项目顺利进行。这需要我们建立一个有效的项目管理机制,包括制定项目管理计划、制定项目进度计划、建立项目管理团队等。

  • 项目经理需要作为技术与需求的桥梁,整体把握项目大方向的进度。在项目实施过程中,项目经理需要与客户保持沟通,及时掌握客户需求变更等信息,并及时调整项目计划。同时,项目经理需要与技术leader协作,确保开发团队能够按时完成任务。

  • 项目经理需要及时发现问题并采取解决措施。在项目实施过程中,可能会出现各种问题,如客户需求变更、项目延期等。项目经理需要及时发现问题,采取相应的解决措施,确保项目能够顺利进行。

  • 项目经理需要消除客户、团队及高层三方的沟通障碍。在项目实施过程中,需要进行例会、使用项目管理软件等方式,确保项目信息的畅通和准确传递。同时,需要及时与高层沟通,向高层汇报项目进展情况,以便高层能够及时了解项目情况并提出改进意见。

四、项目监控:监控计划和实施

项目监控阶段需要及时跟踪项目,从容处理变更,并采取有效的解决措施。

  • 需要识别计划的偏离并采取矫正措施。在项目实施过程中,我们需要时刻跟踪项目进展情况,及时发现与计划偏离的问题,并采取相应的矫正措施,使实际进展与计划保持一致。

  • 我们需要接受和评估相关方的项目变更请求。在项目实施过程中,可能会出现相关方提出的项目变更请求,我们需要及时接受和评估这些请求,并根据实际情况进行调整。

  • 我们需要监控项目进展,把控项目实施进程。在项目实施过程中,我们需要对项目进度、资源和费用、人员表现等方面进行监控,及时发现问题并采取相应的措施。

  • 我们需要重新调整项目活动和资源水平。在项目实施过程中,可能会出现需要重新调整项目活动和资源水平的情况,我们需要及时做出相应的调整,并得到授权者的批准后进行变更,并记录下来。

五、项目结束:项目验收及复盘

项目的收尾过程中,一般包含为完结所有项目管理过程的所有活动,以正式结束项目,项目阶段或合同责任而实施的一组过程。

项目完成后需要交付客户进行验收,项目验收要核查项目计划规定范围内的各项工作或活动是否已经全部完成,交付成果是否令人满意,并将核查结果记录在验收文件中。

只有客户点头后才意味着项目的过关。紧接着就要开始项目评估总结复盘部分,包括目标、效益、管理等各个方面,将项目文档形成项目档案,记录经验教训等。

当然项目管理的全过程远不止以上所介绍的五大部分,还有更加深入的实际操作流程还需要不同企业在项目过程中实际学习总结,形成适合自己企业的一套标准化管理流程。

04

说在最后

项目管理是一个复杂的过程,无法简单地进行概括,同时,项目管理领域的知识也在不断发展,越来越多的企业开始接触新的项目管理形式,例如敏捷管理等等。要想做好项目管理,我们需要系统学习项目管理知识,再结合实践经验持续融合、不断检验,才能不断地完善和改进。

原文链接: http://mp.weixin.qq.com/s?__biz=Mzg5MzUyOTgwMQ==&mid=2247524396&idx=1&sn=9d3022b884d7725c093bcb2452218053&chksm=c02f5b8af758d29c4d7b5f91282ac8194736b240e71967f26a8be20ff33b3a23107ff25904f5#rd