扫码阅读
手机扫码阅读

项目经理怎么做好会议纪要?

67 2024-01-13
作为一个项目经理,大大小小的,重要的不重要的会议是少不了的。本文我重点focus on自己所主持的会议,以及怎么样实现高效的会议。
在召开一个简单的会议前,我们最好要问问以下几个重要的问题:
  1. 1. 为什么要开会?(一定要有非开会不可的理由)
  2. 2. 找哪些人开会?(不是人越多越好)
这样我们基本上也能明确会议的目的了,同时再记住以下几个忠告:
  1. 每个会议都要有目的,没有目的的会议可有可无,就别开!
  2. 每个会议都要尽可能达成共识,没有达成共识的会议会将无穷无尽,PM心累。

  3. 每个会议都要输出行动计划(责任人、完成时间),传达压力,不然永远达不成目的。

明确了以上几点后,那怎么样才能让每一次的会议都达到预期的效果且体现出项目经理较高的职业素养(说白了就是边干活边装逼)?

结合自己在国企、私企以及外企的项目经验,本文仅分享个人的几点经验,希望可以帮助到大家或者引起大家的思考。
  1. 会议纪要模板


不要一直纠结会议模板而迟迟不发会议纪要,会议纪要是有时效性的,一定要尽可能早发会议纪要。
我们都习惯性地想要模板,但是回归到效率和实用性的角度,我认为会议纪要只要涵盖以下几个方面即可,如果你有时间,那就可以再花点时间去美化美化。

会议纪要主要内容:

会议名称,会议时间,与会人员(出勤与未出勤都要标识清楚),会议地点,达成的一致内容,行动计划(务必含责任人和完成时间)。

2. 会议纪要的载体


随着疫情的常态化,越来越多的公司开始执行在线会议。所以会议纪要的载体我认为目前主要为:纸质文档和电子文档。

对于纸质文档,基本上都是线下会议,即一群利益相关方面对面交流的会议。尤其是国企开会时很普遍,当然现在也在倡导降本增效,减少碳排放,估计纸质版会议纪要也会越来越少。但是,只要是线下会议,纸质版的会议纪要必须要求,除非有特殊的除外情况。理由见下文的经验分享。

对于电子文档,不用多说,在线会议的会议纪要肯定就是它了。电子文档存在任何人都很容易更改的先天缺陷,所以电子文档的会议纪要建议采用PDF文件。

如何快速完成会议纪要

也许有PM认为在会后1小时内发出会议纪要已经很及时了,但是我建议你还是尽可能在会后马上发纪要或者在会议最后几分钟当场发会议纪要。这样做可以激励自己不断提高自己的专业能力,也可以在团队中逐步提升自己的影响力。

如果想要达到这种目的,那PM在会议前期需要做大量的准备工作。个人建议可以按照以下进行:

  1. 1. 从会议目的出发,提前在最后做好总结页面(达成的共识和行动计划),然后以此为目的,在前文呈现证据,并逐一扩展和展示;

  2. 2. 项目组成员无法决策的问题,请尽可能放到最后讨论,但一定要提前呈现不同的方案,给大家做选择。若还有其他的选项被遗漏,那么就不要在会议上过多讨论,把此项议题留到下次会议。

  3. 3. 在presentation的最后要提前做好总结页(在前文汇报过程中也要注意记录不同的观点),若实际会议结果和预期的总结有出入,没问题,当场修改后确认。

避免会议纪要引起后续争议的几点经验:


  1. 1. 对于线下面对面的会议,请按照上文的逻辑准备presentation,结论出现偏差后,请当场修改后再打印会议纪要,马上让与会人员签字确认。

  2. 2. 对于线上会议,请按照上文的逻辑准备presentation,会议结论出现偏差后,在线更改与确认。

  3. 3. 线上会议很难要求与会者签字,很容易出现对会议决定反悔的问题。情况允许下,可以录屏保存。若不能录屏/录音等,则增加一页PPT用于记录与会人员,再结合第二点处理。

原文链接: http://mp.weixin.qq.com/s?__biz=Mzg2NzcyOTQ3OQ==&mid=2247483984&idx=1&sn=46186e398ff37714de607da4b5eaca8d&chksm=ceb66b78f9c1e26ee5da915abf63b102b7665d836367b1b96bc2ecc6f902d7adb0bbe051e135#rd

在VUCA时代下,跨领域,跨学科,跨行业一起来为中国制造业二次赋能,我们一起见证敏捷在制造业中生根发芽,见证中国制造的光荣与梦想!

18 篇文章
浏览 1007
加入社区微信群
与行业大咖零距离交流学习
软件研发质量管理体系建设 白皮书上线