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为什么你们的会议开不好

45 2024-03-28

会议对一个企业来说有多重要呢,闻泰科技的吴作林老师曾这样描述:“看一家中大型规模的企业管理好不好,一个就是报告(比如交付件质量等),一个就是会议(快速决策的能力等)。”可以说一个企业的开会水平在很大程度上反映了企业的综合管理水平。

目前,从所接触到的企业来看,大部分企业的会议管理水平与企业需求相比还有一定的差距。如果说战略会、务虚会、临时会议开得不好,是因为这些会议太复杂、要求太高、来不及准备……,但对于那些周期性的例会都开不好的企业,就需要深入分析一下原因并有针对性的进行改进了,因为这会对企业的经营管理产生较大的负面影响。

常见表现

一个不太成功的例会常常有如下表现:

-会前没有系统的准备和安排:没有提前通知相关人员,临时抓壮丁,没有提前准备资料、安排场地、明确议题,没有提前确认关键人员的出席情况……

-应该出席的关键人员经常缺席:很多重要例会的关键人员是高层管理者,日常工作繁重,经常因时间冲突缺席例会

-出席的非关键人员太多:安排了太多的旁听人员或关键人员的临时代表,让会议看起来很隆重,实际上却是“然并卵”

-会议过程失控:很多会议在讨论过程中冷场、跑题、失控现象严重,主持人没有进行有效的引导和控制,要么因为问题棘手而不愿意发言,要么因为分歧严重争、吵激烈而久议不决,要么因为讨论决策中出现的新问题而偏离的预定主题……

-会议决策不到位:很多会议经常会由于材料准备不充分、现场讨论不彻底、问题较复杂等原因,出现领导不敢决策、不愿决策或者决策结果模糊的情况。

-会后缺乏跟踪落实:开会时热热闹闹,开完会静悄悄,好像是为了开会而开会,开完会没有会议纪要、没有行动落实、没有行动跟踪……

-……。

背景原因

一个不太成功的例会背后往往存在如下问题:

-与会者的意识问题:认为开会就是浪费时间、就是扯淡,开会根本不能解决问题,所以从意识上就没有认为开会很重要。尤其是高层管理者,他们对会议重要性的认知,对例会是否能够持续、成功的执行会起到至关重要的作用

-企业文化及会议管理机制问题: 企业未能建立利于会议高效执行的文化,比如营造良好的沟通氛围,领导以身作则、会议讨论对事不对人、员工平等人人愿意表达……。企业没有利于会议成功的管理机制,让人觉得会议迟到早退很正常,参不参加会议都没关系……。

-会议节奏及流程设计问题:企业中存在着各种各样的例会,总经理室例会、研发管理决策会、新产品开发状态沟通会、PMC会议、营销例会、质量例会……。每个会议的内容主题、参会人员、会议要求等都不同,但企业并没有对会议流程进行详细设计,包括会议目的、会议内容、参会人员、汇报模板、决策机制、跟踪机制等等,有的甚至没有明确的会议负责人;此外就是例会的时间节奏安排问题,由于没有系统的考虑各个会议的关系,时间安排不合理,多个重要的会议时间冲突或特别紧凑,造成参会人员分身乏术。

-与会者能力问题:与会者能力不足。很多人认为开会很简单,就是一些人凑在一起聊聊天而已,但开会的能力是需要训练的。材料准备能力、会议主持能力、会议呈现能力、领导决策能力等等都需要花费一定的时间学习、实践,才有可能做好。

-执行问题:会议的流程与管理机制形同虚设,并未严格执行。此外,会议能力是一种实战型能力,需要通过不断的摸索才能提升,人员的能力在实操中得以培养,流程机制在实操中才能不断发现问题、不断改进优化,但很多企业的例会未能坚持下去。

-……。

改进举措

企业如果想让自己的例会开的成功,并且是持续的成功,建议采取以下举措:

-安排会议管理的培训:让管理层和员工认识到会议的重要性,掌握会议管理的技巧和知识,提升会议组织和执行的能力及水平。

-进行相关的文化建设:提倡准时精神、践诺精神、平等交流精神……

-领导要改变对会议重要性的认知:领导不能抱着很随意的态度是开会,必须要认识到会议管理的重要性,倡导领导者以身作则,不迟到早退,并给下级塑造畅所欲言的环境。

- 合理设置重要会议节奏:在会议节奏设置上,要综合考虑更高层的会议安排、关键领导的日程、部门管理的工作节奏,系统的安排各种会议的时间,确保必须出席的关键人员能够出席。

- 建立完善的会议流程指引:要针对部门所有的重要例会进行统一管理,建立会议流程指引,说明各个会议的主题、决策人员、汇报人员、列席人员,明确会议的负责团队/负责人。明确会议的管理流程,如提前多长时间确定会议内容/汇报顺序/时间安排、提前多长时间发布会议通知,提前多长时间确认关键人员的出席情况、,确定会议地点、确定由谁主持会议、由谁记录会议纪要……。十分关键的一点是要针对汇报内容制定统一的模板,保证汇报材料的规范性、一致性,便于员工进行汇报材料的准备,也有利于管理层对项目内容的把握、理解和决策。

-建立会议管理机制:没有规矩不成方圆,会议管理需要一定的机制。比如联想就曾经规定,所有参会人员(包括高层管理者),如果迟到,进门后需要在门口站立一分钟后才能入席。对于不能出席的关键人员,需要指定全权代表出席。每次会议纪要都需要列出需参会人员、实际出席人员、请假人员、缺席人员,视必要情况进行全员通报。

在会议安排上建议考虑以下准则(此处参考了周利灶老师提供的资料,在此表示感谢):

-会议尽可能的少:可开可不开尽可能的取消,采用其他沟通方式

-参会人员尽可能的少:除关键人员外,列席人员尽可能的少,可采取其他方式信息同步和决策传达,避免不必要的资源浪费,减少引起会议冗长的可能因素。

-会议用时尽可能的少:长话短说,复杂问题条理的说,汇报内容尽量格式化,每个汇报提前确定所需时间,主持人对会议进程严格进行时间控制。

-与会议主题相关性不高的内容尽可能的少:每个会议都有自己的主题和目的,不要把相关性不高的主题捏在一起。

注意事项

此外,如果想开好例会,我们还应该注意以下几点:

-例会最高管理者领导者对例会重要性的认知是例会成功的第一关键要素

-领导者以身作则,胜过一切流程和规则

-例会一开始开不好不是问题,不能够坚持、不能够持续改进才是问题

-会前的充分准备是会议成功的前提

-经验丰富的主持人是会议高效的致胜法宝

-做好会议纪要是一个看似简单但很多人不能很好胜任的工作

-会后行动的落实与跟踪是保证会议效果的必要手段

管理无定式,开会也是同样的道理,以上内容为个人拙见,仅供参考。大家都参加过不同类型的会议,对如何成功高效的开好会议都有自己的体会,欢迎大家讨论分享。

原文链接: http://mp.weixin.qq.com/s?__biz=MzUxODEwNDgyNg==&mid=2247484283&idx=1&sn=ee99ff26e049a71815b45ce4ca8389bb&chksm=f98cb0eecefb39f885d5477904a4693d192b03e839ff5fcd4d9614de39c0e71ecfb4f89d15a5#rd

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