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项目会议怎么开?(二)

87 2024-03-14

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此系列文章的主题是如何把项目会议开好,上篇文章主要介绍了项目会议的基本概述和会议过程中会遇到的问题,还没看的小伙伴可以戳这里,项目会议怎么开?(一)

对一次会议来说,成功的会议其实在正式宣布开始之前就开始了,一个会议成功与否,会前的准备可以起到决定性的作用,本文将谈谈如何做好会前的准备工作。

什么情况下要开会?

决定会议的第一步准备工作是确定是否真的有开会的必要性,这个确定工作看似多余,实际上必不可少。这一步确定工作的作用是把那些根本不符合发生条件的会议提前pass掉,从而为会议的组织把好第一关。一般来讲,以下几种情况最好是召开会议。

1、必须把信息同时传递给很多人的事项最好开会。

以每日站会和晨会夕会为例,作用很简单就是要对目标有统一认识,同时传递项目关键信息给小组成员。这类会议的召开是有必要的,尤其是在紧急情况下的信息共享,传递效率高,可以消除沟通误差。

2、需要相关方共同参与决策的事情最好开会。

干过项目经理的应该知道,很多决议是要通过会议的形式形成,有正式的纪要发出和跟踪。如果单独找相关方进行决策,最后又斗不到一起去,会死的很惨。上文有介绍过焦点小组会议和引导式研讨会,他们的目的都是为了在一定范围内达成共识。

3、汇报类的工作最好开会。

不能用每周或每月交一次书面报告的方式取代。定时交书面报告往往会流于形式,使公司内部缺乏沟通。因此,项目经理要定期组织召开正式的项目汇报会议,听取各部门/模块的工作汇报,使各种信息在项目和公司内高效流通。

4、表扬和批评最好开会。

采用会议的形式表扬或批评,有利于充分发挥表扬或批评的作用。在正式会议上当众表扬项目成员可以树立标杆,充分发挥榜样的好作用,有效推动竞争。当众批评某些情节严重的错误行为,有利于警醒项目成员,避免同类事情再度发生。

5、当项目经理给某小组或部门成员分配任务时最好开会。

最好不要采用邮件或者其他书面形式。因为分派任务意味着要达到团结上下、协作完成任务的目的,只有通过会议把任务公共化、明确化,才能促进协作,从而保证任务的及时完成。

会议准备的5W1H

只有认识到会议准备工作的重要性,才能组织一个成功的会议。

一般来说,会议的准备如果做的好,可以帮助你确定在会议中应该采取哪种讨论方式,通过充分的会议准备和通知,告知参会者会议的目的,以及会议对参会者的要求和需求等。

良好的会议准备工作能够帮助你节省会议时间,同时减少会议中可能出现的各种冲突,保障会议召开质量。首先要明确会议的5W1H,即:

Why:为什么开会,也就是会议的目的是什么?

What:开什么会,就是会议讨论的主题是什么?

Who:有哪些人参加?

When:什么时候开会以及会议时长?

Where:会议地点在哪,线上还是线下?

How:怎么保障会议能够成功召开,即会议的规章制度有哪些?比如提前10分钟到会,不准看手机等等。

会议准备check list

会议的准备工作涉及到方方面面,在网上找到了个check list供参考,包含20项内容,看上去比较繁琐,但是可以说面面俱到了,在你准备会议比较慌张的时候可以看看这张list。

1.了解会议的目的

2.是否一定要开会

3.确定会议的形式

4.安排会议的议程

5.决定会议的时间

6.确定会议的主持人

7.决定会议的地点

8.研究会场如何布置

9.确定出席人数

10.安排出席者座位

11.是否准备会议名签

12.是否安排交通工具

13.是否安排与会者住宿

14.是否发出了会议通知

15.确定视听教材

16.确定辅助教材

17.准备会场周边位置图

18.是否要求与会者准备资料

19.确定自己人的相关资料

20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知

会场的选择与布置

别忽视了这个因素,恰当的会场与布置和为会议组织提供合适的环境和感受,有事半功倍的效果,一般会场的布局有以下5种。

1、剧院式的布置。这个类型适合于例会和大型代表会等不需要书写和记录的会议,像开学典礼、毕业典礼、大型宣讲会等会议。

2、课堂式适合用于专业学术机构举办的、具有培训性质的会议。比如我们之前参加的项标委和基金会联合举办的高级项目管理专业人员培训班。

3、鸡尾酒式可自由走动交流布置比较灵活,没有一个固定的模式,取食后可自由走动交流,这种在庆功会上使用的会比较多。

4、宴会式一般用于中餐宴会和培训会议,尤其是线下培训类型的会议,经常会将参训人员分成几个小组,既能够有效破冰,还能够激励学员互动,效果不错。

5、U形或董事会型布置,一般适合小型的、讨论型的会议。 这种会场形式应该是项目经理日常工作中最常接触和使用的,大多数企业日常的会议室布局都是类似U形结构。

当然了,这种布局的会场要注重会议礼仪,尤其是坐席的安排,在有领导在场的情况下要注意。比如领导位置靠里侧(远离门口)中心位置、以左or右为尊等原则(“以右为尊”是普遍适用的次序原则。但是在中国,大多是“以左为尊”。一般国企内部的大型会议,遵守“左为上”的原则;其他商务、社交、涉外活动一般遵循“以右为尊”的国际惯例)

会议通知的发送

按道理来说,组织任何会议都应该提前向参会人员发送会议通知,只是不同会议类型会议通知的形式不同。

比如一些行业峰会或者培训由会议需要主办单位发给所有与会单位或全体与会者的书面文件,或者向有关单位或嘉宾发的邀请函件。

而项目经理参与的会议大多数是项目内外部的会议,多数通过邮件、OA或者日历的形式发送。

项目相关的会议通知一般应由会议主题、会议时间、参会人员、会议地点、会议议程以及与会要求等6项内容组成。下发会议通知时,应保证提前、及时送达,对于特别的相关方需要电话或者信息提醒。

做到以上就意味着做好会议的所有准备了吗?

并不是!

以上只是会议准备的常规注意事项,说实话形式大于实际,不管是啥会最好的情况是要提前将会议的目的在会前达成,会议还没开就已经结束(有结果)了,尤其是在国企,必须要这样准备会议才有意义。

之前我一直有说,在咱们的国情下,是大会定小事,小会定大事。多人参加的会议,适合汇报和交流,不适合做决策。

涉及到需要决策和决议的会议,必须要提前与相关决策者进行充分的沟通并取得认同,或者小范围讨论后,再到会上讨论形成决议,其实开会就是走个形式。

关于第二篇会议前如何做好准备工作就写到这里,下篇文章我们来聊聊会议过程中如何提高成功率,请大家持续关注后续的文章。

END

编辑 | 卡梅隆

来源 | 老卡摇项目

头图 | Marster

欢迎添加|卡梅隆

一个汽车行业项目管理

从业者的只言片语。

原文链接: http://mp.weixin.qq.com/s?__biz=Mzg3MDMyNjcwOQ==&mid=2247484087&idx=1&sn=d3c66dffefd50ca583c80042ab34bfc7&chksm=ce8eca6df9f9437bf2067c7adba53b1c2766e4e165bc7923c3ead637a87ef16397e1be4b379e#rd