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PM说|当项目经理学会了多项目同时管理↓

92 2024-03-14

本期摘要

在上篇文章中,我们详细了解了项目管理的基本流程,包括项目规划、项目执行、项目监控和项目收尾等环节。大家可以复习一下:PM说|入门指南:当项目管理成为一个职场必备技能→

在本篇文章中,我们将关注日常项目管理中经常遇到的一大难题:如何有效管理多个项目的进度。面对多个项目的同时推进,做好进度管理显得尤为重要。

让我们一起来看看如何应对多项目同时进行的挑战,确保项目按时、高效地完成。

作者

尉雪婷 |新媒体技术运营

不会用工具的运营不是好的打工人~

当项目经理之前

当项目经理之后

一个有能力的项目经理,当然不会只会负责1个项目。

在实际工作中,你会发现作为专业的项目管理人员想要只负责一个项目或是一个团队往往是一种奢侈,大多数情况下都是多项目并行的,在这种情况下想要实现多线程工作方式,做好多项目管理也就成为了项目管理的入门必修课。

多项目同时进行往往面临以下挑战:资源分配不均、时间管理困难、任务协调复杂等。这些挑战容易导致项目延误、质量下降,甚至项目失败。

本篇文章为大家分享一些能够帮助你解决这些问题,进行多项目管理的方法,这些方法不仅仅适用于项目管理,而是同样适用于工作中所有类似的其他情况,能很好的解决,当你同时需要进行多项工作时,如何合理规划安排你的时间。

01

制定项目管理文档

我们经常说要对日常的工作有规划,很多公司也会有周报、月报乃至日报的要求,这些都是对于个人工作规划的重要帮手。而对于多项目管理时,将所有的项目进度管理统一到一个地方就显得尤为重要,能够让个人以及团队清晰了解到目前不同的项目进行到了哪一步。

目前来看市场上有许多相关软件都可以做到多项目管理,例如软件开发类团队常使用的Jira,非软件团队可能使用Worktile等工具。如果是公司没有配套的项目管理工具的话,使用最基础的EXCEL、共享文档等等,都可以实现最基础的项目管理功能。

Jira进行项目管理

02

项目初期制定好目标、计划、节点

在进行多项目并行的过程中,经常会出现不同项目节点的差异问题。如果所有任务同时到达关键节点,就像电脑同时进行多项任务一样,很容易因为"系统过载"而导致卡顿。因此,在工作中要保持前瞻性,对每个项目设定明确的目标和里程碑是非常重要的。这样可以帮助团队明确方向,追踪进度,并及时调整计划。

以下给出的是初期制定进度计划的参考步骤,大家可以根据实际情况适当优化:

  1. 时间分解:将项目目标分解为可执行的任务,并为每个任务分配合理的时间。

  2. 任务分配:根据每个项目的优先级、资源需求和员工技能水平,将任务分配给合适的员工。

  3. 风险评估:预测项目过程中可能出现的风险,并制定相应的应对措施。

  4. 进度监控:通过定期检查和评估项目的进度,及时发现并解决问题,确保项目按计划进行。

同时,需要注意的是,初步接触多个项目管理时,有些人容易陷入一个误区,过度关注于优化表格等细节,而忽略了管理上的问题。这样做对整体项目的推动并没有实质性的帮助,更多只停留在流程化的表面工作上。因此,在项目初期,除了制定好目标、计划和节点,还需要注重整体管理,脑海中需要清楚地知道什么节点需要完成什么事情,以确保项目能够顺利推进。

03

做好项目优先级排序

在进行不同的项目时,一定会有轻重缓急之分。如果优先级无法提前确定,可能导致项目间的冲突。很多初入职场的项目经理可能会出现一些问题,即先解决简单的工作。虽然先选择最容易的项目来执行可能很吸引人,但要抵制这种错误的想法。

为了有效地安排项目优先级,我们可以采用四象限法则进行排序。四象限法则是时间管理工具中的一种常用方法,它可以将任务或项目分为四类,分别是:紧急且重要、不紧急但重要、紧急但不重要、不紧急且不重要。80%的时间应该做重要的事情,20%的时间来做其他或者紧急的事。通过这种方法,我们可以清晰地了解每个项目的优先级和紧急性,从而更好地进行计划安排。

四象限管理方法

适当的认识到不同项目的优先级,按照四象限法则进行排序后再来进行计划安排,我们可以更好地管理项目、提高工作效率和质量。同时,这种方法还可以帮助我们更好地与团队成员进行沟通协调,确保所有人都知道每个项目的优先级和紧急性,从而更好地完成项目任务。

04

进行良性的沟通与协调

多项目管理通常涉及到不同的项目团队,需要多方沟通。然而,一些团队可能遭受沟通问题的困扰,原因在于他们对自己的工作、合作伙伴的工作,以及与项目相关的其他职能方面的工作缺乏透明度或可视性。这种缺乏透明度的情况可能导致团队成员之间出现误解和疑惑,从而影响到项目的进展和成功率。

为了解决这些问题,我们可以考虑规范团队的工作流程,并制定统一的工作习惯来帮助减少沟通障碍。例如,许多团队会利用每日早会的形式来及时对齐项目组成员的工作进度,或者通过使用项目管理软件来及时对齐项目进度。除此之外,我们还可以通过其他方式来加强团队之间的沟通,例如定期举行团队会议,利用电子邮件、即时通讯工具等方式来交流和沟通。

在规范团队工作流程方面,我们可以考虑将工作过程流水线化,去掉不必要的步骤,并固化整个工作的流程和习惯。这可以包括制定明确的工作职责和分工、建立详细的工作计划和时间表、以及制定可衡量的目标和指标等等。通过这些措施,我们可以最大程度地减少沟通成本,提高团队成员的工作效率和协作能力。

05

注意风险管理

值得注意的是,当多个项目同时进行时,风险管理确实变得更加复杂。每个项目都有其独特的风险和挑战,而且这些项目之间可能会相互影响,进一步增加了风险的可能性。因此也要避免一个错误观点:只要做好每个项目的风险管理就能避免项目之间的相互影响。

有效的风险管理除了各个项目自身的风险管理,还需要考虑到不同项目之间的相互关系,进行全面的风险评估和制定全面的风险管理策略,并持续监控和评估所有项目的进展和风险状况,以避免项目的失败或损失。在多项目管理的环境中,风险随时存在。通过预测可能的问题和挑战,我们可以提前制定应对策略,从而避免进度延误。

06

说在最后

在工作中,多项目同时进行的情况非常常见,如何做好进度管理是我们需要不断学习进步的一个问题。同理,这项能力不仅仅可以运用到工作中,也可以适用于日常生活中。这种进度管理的能力是一种通用的技能,它可以帮助我们在工作和生活中更加高效、有条不紊地处理各种事务。

无论是面对工作中的多个项目,还是生活中的各种琐事,我们都可以通过同样的方法来进行有效的进度管理。以此来帮助我们更好地平衡工作和生活,提高自己的生活质量和工作效率。

原文链接: http://mp.weixin.qq.com/s?__biz=Mzg5MzUyOTgwMQ==&mid=2247526281&idx=1&sn=d60baf4d8ddf72f8d6eabdfa7d35ee98&chksm=c02f5c2ff758d539cc91e7383b2d6a472851973ae4bca6dfc841f2e5ab57b5643b0bae4be583#rd