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职场高效协作手册

128 2024-04-09

我们大部分的工作都需要抢占别人的时间,多从对方的角度出发,让对方觉得和你沟通、合作舒服,才会愿意和继续与你配合,让你事半功倍。

我将从沟通、会议和工具几个角度给大家一些建议。

01

高效沟通要点

微信、钉钉、企业内部即时通讯软件都是我们日常沟通的主要工具,要利用好这些工具成为我们的沟通利器,特别是在繁忙的工作场景,请留意以下几点:

开启聊天的第一句话不要只有“Hi”或者“在吗?”

每个人都很忙,没有功夫跟你纯打招呼。既然是开启聊天,在“Hi”或其它问候语之后,直接写出你的沟通意图,有事说事。这样对方就能明确知道你需要TA解决或解答什么问题,并且可以通过这条信息决定TA是否需要停下自己手头上的工作继续跟你沟通,还是稍后再跟你沟通,这也是对对方时间的一种尊重。

相反,如果我收到一条信息只有一句“Hi”或者无厘头的“在吗?”,在我忙碌的时候,真的没有兴趣搭理。

尽量一条信息包含完整的信息,不要搞信息轰炸

尽量在一条信息中包含你要表达的完整内容,不要把一个内容拆成多条信息去“轰炸”对方,不管是私聊还是在群聊里,这样做都是一种骚扰。如果有必要,可以先草拟好内容,再发出。

先提出问题或先说结论,再补充其它信息

我们习惯的表达总是先铺垫,再提相应的问题或说出结论。但如果对方很忙碌或者没有耐心,TA可能读了你的铺垫内容就读不下去了。


信息中提出问题先说结论,就可以让对方先掌握你的意图。如果TA事前已经掌握了这个问题或结论的上下文与背景,看到第一句话就已经可以直接回应你。如果TA头脑中还没有这些信息,但对你的问题或结论感兴趣,便自然会继续阅读你的补充信息。

这个技巧既可以用在即时聊天,也可以用于邮件。

在群聊中,不要指望对方会爬楼

在群聊中,各种信息和各方对话会穿插在一起。如果我们希望群里的每一个人或某一个人都能准确地理解和执行重要的信息,每条重要信息或指令信息都要提供足够的上下文,不要指望群里每个人都会爬楼去消化上下文,这样也能避免对方串到其它信息中,造成误解。

如果是回复指定的问题,要引用原信息并@相应的人

结合前面三条提示,也能降低“楼高”,节省所有人的时间。

及时回应

不管是在私聊还是群聊,收到重要或指令信息要及时回应。

回应不等于回复,回复是你已经能解答或解决对方的问题,或者是告知已完成对方指示或请求,需要时间。

回应是表示你收到了该信息,让对方明确知道你已经知晓,及时回应既能让对方安心,避免对方焦虑,也是一种礼貌。

02

高效会议要点

在职场中,每个人每天都被各种会议包围。低效或无效的会议就是职场杀手,不光杀了你的时间,还有损身心健康。以下是高效会议的几个要点:

每个会议要有目的、具体议程和时间规划

每个会议必须要有明确的目的。我想大家都会认可,最崩溃的事情就是收到一些没有任何信息的会议邀请,我建议收到这样的会议邀请时,要么询问清楚对方会议的目的和议程是什么,要么直接拒绝参加,及时教育一下发起人。

作为会议组织者,理应在会议邀请中写清楚这个会议的目的是什么,具体议程有哪些,每个议程的期望输出是什么。在这个过程中,会议组织者也应该就议程中的每一项估算时间,从而更准确地规划整个会议的时长,而不是盲目地设置会议时间。

开会剥夺了所有与会者的自由,而且特别消耗精力,不管是从注意力的角度,还是身心健康的角度,会议时间最长应该控制在45分钟至1个小时内。如果经过议程规划,发现会议时长要超过1个小时,应该分拆成多个会议。从结果的角度考虑,冗长会议不会有好的结果。

为了让更多会议组织者养成这样的好习惯,被邀请的人要及时拒绝不符合这些条件的会议邀请

尊重对方的时间

在发起会议邀请时,最好看看与会者的“档期”,选择大多数人都能接受的时间。

如果使用的是Outlook,在发起会议邀请时可以看到每个与会者日程里的空档时段,不必逐个人去询问。

会议一定要有会议记录、结论或行动

会议不是用来聊天的。

每个会议要有明确的目的和议程,也必须针对每个议程有相应的结论或行动,行动必须落实到个人并有具体的完成日期,通过会议记录固化下来并持续跟踪。后续的跟进会议,要围绕之前的决议和行动进行持续跟踪。否则前面的会议就是浪费时间。

没有决议、没有行动计划、没有跟踪的会议毫无意义

要减少固定会议

很多组织习惯会有固定周期的会议,比如日会、周会、小组会、部门例会等。前面提到,每个会议必须要有明确的目的。

要持续审视这些固定会议的必要性,要么取消替换为有更明确目的的专题会议,要么和其它固定会议合并,减少对员工时间的占有。

03

高效工具

工欲善其事,必先利其器。

在日常工作中,除了邮件、会议、文档、工单系统等,即时聊天工具也是高效沟通的利器。

特别是有群聊功能的聊天工具,大大提升了信息广播、集体讨论和集体决策的效率,也能减少不必要的会议。每个组织都必须要有这样的工具,并善用这样的工具。

在邮件处理上,我在《每天上百封邮件,看我用看板方法来瓦解》里也提到通过“限制在制品”的原则处理邮件会更高效。

像Confluence或飞书这样的在线协同文档工具里,不光可以记录会议议程,还可以记录行动并分配给具体个人和指定完成日期。Confluence 有一个行动汇总页面,可以一次性看到不同会议的所有的行动完成情况。被分配的个人在行动完成日期前也会自动收到邮件提醒

这类去中心化的协同文档工具也是在一个复杂、多变的项目中即时分配和跟踪具体任务到个人的协作利器。下面是罗胖举的一个例子:

比如,我今天上台演讲,我要写个稿子,然后我把稿子分别传递给,做ppt的团队、现场导摄的团队,管理直播后台的团队。他们的工作,再回到我这里,我再去审查。

在飞书这个工具上,任何人都可以发起一个“文档”,其实就是一个事。在这个文档里,他可以任意驰骋自己的思路,@任何人,把任何人拉到这个文档、这个事的协作中来。

比如我,今天登台的演讲稿,我起一个文档,可以@某位同事帮我查证某个资料,可以@某位同事,这张ppt你可以先设计着,可以@某位同事,这个点在直播的时候注意镜头的运用。那些同事可以围绕我起的这个文档,马上行动起来。

罗辑思维 启发俱乐部 第35期-2 以人为中心,还是以事为中心

最后要提出的一点是,每个人最好能维护一个Backlog。

现在每个人手头上都会有几份Backlog,邮件里要有要回复或完成的任务,工单系统里有你的任务,会议决议里有你的任务,你的计划本里也有一些短期或长期的任务等。

这些分散的Backlog很容易导致你顾此失彼。最好能找到方法减少Backlog的数量,把这些不同渠道的任务清单尽量合并,才能确保聚焦又不遗漏。

04

写在最后

在任何一个组织,每完成一项任务都免不了需要其他人的协作。一个人的能力和时间是有限的,在一个集体中,别人就是你的杠杆。

要高效完成自己的工作,就要善用这些杠杆。你不可避免地需要抢占别人的时间来配合你。

不管是沟通还是协作,要多从对方的角度出发,让对方觉得和你沟通、合作舒服,才会愿意和继续与你配合,让你事半功倍。

原文链接: http://mp.weixin.qq.com/s?__biz=MzI1MjQ3NzE2Mw==&mid=2247485116&idx=1&sn=e97f44d91fc0f3da205f3e53ee12d10c&chksm=e9e26d38de95e42ec7de4cea58f14ed50f98dc47da24dce6a11b3273ce564500616754f2f572#rd