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项目会议怎么开?(一)

100 2024-03-14

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在社群里看到有些小伙伴对于如何开好项目例会还有不少的困惑,正好借此机会把项目会议怎么开做些整理,后续将做几篇连载文章。

第一篇将围绕项目会议的基本概述展开。

什么是会议?

会是指聚会、见面、集会;议是指讨论、商议。

会议是指人们聚集在一起,围绕特定主题进行讨论、交流、制定行动计划的活动。

什么是会议管理?

会议管理即会议组织者及参与者,在成熟、有效的管理模式下不断实践,提升会议的有效性。包括会议的目标、议题、议程、决议、责任跟进、奖惩落实等多个要素的综合管理与推进,是管理者时间管理的重要组成部分,是提升领导力与执行力的必要技能。

为什么要开会?

1、开展有效的沟通

会议是一种多项交流,可以集思广益,实现有效沟通是会议的一个主要目的。

2、传达资讯

通过会议可以向员工通报一些决定及新决策,也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。

3、监督员工、协调矛盾

许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况,了解员工的工作进度;同时,借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式,来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。

4、达成协议与解决问题

达成协议与解决问题一般要经历明确问题、拆分问题、提出方案、总结问题,最终实现协议的产生和问题的解决。

5、资源共享

利用开会汇集资源,以期相互帮助,共同进步。

6、开发创意

开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议,形成新的构思,并且论证新构思,使其具有可行性。

7、激励士气

年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心,朝着一个方向共同努力。

8、巩固领导地位

经理或主管为了体现自身的存在价值,更为了巩固自己的地位,经常会召开一些上下协调会议,以此来强化自己的地位。

会议的种类有哪些?

会议分类方式有很多,比如按照开会方式可以分为面对面会议、电话会议、视频会议等;按照开会目的可以分为共识型会议、传达型会议、讨论型会议等。

与项目相关的会议一般有以下8种类型:

1、项目启动会

项目启动会在启动阶段结束时召开,主要是发布项目章程,任命项目经理,赋予项目经理动用组织资源的权利。

2、项目Kick-off会议也叫开踢会议

Kick-off会议在规划阶段结束召开,这个会议的目的是正式批准各类项目计划,并且与相关方达成共识,落实具体的项目工作,为项目进入执行阶段做准备。

3、焦点小组会议

焦点小组会议是把预先选定的相关方和主题专家(SME)集中在一起,了解他们对所提议产品、服务或成果的期望和态度。由一位受过训练的主持人引导大家进行互动式讨论。焦点小组会议往往比“一对一的访谈更热烈。

4、引导式研讨会

引导式研讨会是通过邀请主要的跨职能相关方一起参加会议,引导式研讨会对产品需求进行集中讨论与定义。研讨会是快速定义跨职能需求和协调干系人差异的重要技术。由于群体互动的特点,被有效引导的研讨会有助于建立信任、促进关系、改善沟通,从而有利于参加者达成一致意见。

PS:焦点小组会议和引导式研讨会的区别在于,参加引导式研讨会的成员一般具有跨职能的特点,而焦点小组通常是在项目团队所在的职能部门内进行。

5、规划会议与分析

规划会议与分析是风险管理过程召开的第一个会议,也是规划风险管理唯一的一个工具与技术。PMBOK对这个会议是这样描述:项目团队需要举行规划会议,来制定风险管理计划。参会者可包括项目经理、相关项目团队成员和干系人、组织中负责管理风险规划和应对活动的人员,以及其他相关人员。

6、状态审查/汇报会

状态审查会是一个全面评估的会议。具体内容包括但不限于:项目的详细计划、项目绩效的控制程序和方法、项目进行过程中面临的风险和不确定性的判别和控制、项目小组的人员的安排、项目小组内部交流和沟通界面的形成、项目进行过程中报告制度安排、客户关系、分包和承包者关系、与其他机构的关系、会计与核算的方式内容和结果、项目进行过程中其他没有言明但重要的事项。

7、投标人/采购定点会议

投标人会议是在投标书或建议书提交之前,在买房和所有潜在卖方之间召开的会议。目的是保证所有潜在卖方对采购需求由清晰和统一的认识。

通常情况下,每家企业的对于该会议的安排不同,有些企业是由项目经理组织和安排,而更多的企业应该是由专门的采购部门牵头和组织。

8、项目经验总结会

任何项目收尾都要总结经验教训,更新组织过程资产,供以后项目参考。

除了以上8种会议之外,还有节点评审会、CCB评审会、高层协调会等会议。

会议过程中常见的问题有哪些?

总体来说会议中存在的问题可以总结为:参而不议、议而不决、决而不行、行而无果。

常见的问题有以下几种:

  • 没有核心主题,或主题不明确,或议题繁多。这是导致会议低效的根本原因。

  • 没有明确的会议议程及时间分配规则,导致会议的进展和时间很难把控。

  • 参加人数众多,无多大关系的“陪绑”的现象严重,或该到的人未到。

  • 未指定主持人或主持人未能严格按照议程来控制会议,被参会者牵着鼻子跑。

  • 思想火花及最终决策未做记录,白开或记录发放不及时,精神未能及时传达。

  • 时间选择不恰当,比如安排在即将午餐的时间,每个人都饥肠辘辘,无心开会。

  • 地点选择不合适,比如设在领导办公室,致使会议被频繁打断,无法正常进行。

好了,有关项目会议怎么开的连载第一篇就写到这里,后续的文章将围绕如何解决会议中的问题来展开,请大家持续关注。

END

编辑 | 卡梅隆

来源 | 老卡摇项目

头图 | 卡梅隆

 

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