项目会议怎么开？（三）

会议过程中的管理：确保效率与决策

在项目会议管理系列文章中，本篇着重讨论如何在会议中进行有效管理，以确保会议的顺利进行和决策的形成。良好的会议准备是成功的一半，但会议过程中也存在许多挑战，如议程不按计划进行、时间控制不当、会议氛围不佳、参与者争吵、沟通不专注于主题或缺乏有效决策。

会议过程中的问题与解决策略

为了应对会议中的问题，建议采取以下措施：

• 准时开始，严格遵守议程。
• 控制时间，保持会议进度，确保按时结束。
• 营造积极的讨论气氛，提供平等的发言机会。
• 维护与会者间的相互尊重，避免人身攻击。
• 控制会议秩序，及时制止跑题。
• 对讨论结果进行汇总，形成会议结论。

关键重点：促进决策和处理突发事件

会议的关键在于如何促成决策和处理突发事件。促成决策通常由项目管理委员会负责，它通过不同的决策方式如少数服从多数、权威决策、共识决策和定义权重决策来指导项目。了解所属组织的决策方式有助于在会议中推动决策的形成。

处理突发事件的策略

会议中可能遇到的突发事件包括发言者跑题、争吵、防御性强或者心不在焉等。为应对这些事件，可以采取的策略有：

• 使用语言或非语言暗示控制发言。
• 提前声明会议程序和时间限制。
• 使用总结的方式结束发言。
• 强调会议规范和反问法以夺回主控权。
• 点名发言，让防卫性强的参与者表态。
• 肯定质疑者的贡献，并重申现行流程。
• 强调时间压力，重申会议规范。

总体来说，会议过程中的管理是相关方管理的一部分，通过妥善处理相关方，可以保证会议质量。本篇文章旨在提供有效的会议过程管理策略，下篇文章将讨论会议纪要和任务跟进。