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项目会议怎么开?(五)

82 2024-03-14

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此系列文章的主题是如何把项目会议开好,之前的几篇文章从项目会议基本概述、会议前的准备、会议过程中的管理和会议纪要的发布与跟进四个方面展开,这是本系列的最后一篇文章,我们来聊聊会议成功保障的二个重要因素:会议主持人和会议协同。

会议主持人的技巧

毋庸置疑,会议主持人的作用无可替代,项目经理作为项目会议中的常设主持人,必须要懂得会议管理中的技巧和原理,会议主持人在会议中,要关注听和说两个方面。

关于听

倾听是暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望,全神贯注地理解讲话者的内容,与他一起去体验,感受整个过程,这是一种管理技巧,其实是可以通过学习和锻炼得到提高。

虽然之前有聊到过,会议过程中经常会有人文不对题,不知道在说什么,但是建议主持人无论如何要尽可能学会倾听别人的故事,进而倾听别人完整的故事,最好能在听完别人完整的故事之后再发言。

首先,只有听完别人完整的故事之后,你才能换一个角度,站在他人的立场上,充分理解他人的处境、他人当时的心情,也才能帮助你做出正确的判断,以免犯下无法弥补的错误。这是倾听的第一步。

其次,倾听时主持人的眼神最好与发言者相互接触,甚至是点头示意,要使发言者有一种被重视、在沟通的感觉。另外如果是发言者对着你说,尤其是老板对着你说的时候,你可能还要发出一些倾听的声音,例如“对对”、“好好”、“哦哦?”“确实”这样的话,你懂得。

此外,主持人多数会站在主席台的位置,身体前倾也是听的有效技巧,这种往前倾的姿势是保证精力充沛的良好方式,同时还可以保证你不走神。

最后不要忘了,听的关键是重复和总结,最终目的当然是要做好相关的会议记录。

关于说

在会议过程中的表达也要遵照73855法则。73855法则是由西方学者亚伯特·马博蓝比提出的,其中7%代表的是文字内容、38%代表的是语音语调,55%代表的是肢体语言。可以看出,在面对面会议中,肢体语言和语音语调比文字内容要有效的多。

除此之外,会议主持人还有以下说话的技巧:

1、展示。即主持人使用73855原则,把自己所要表达的观点展示给大家。

2、探询。参会人员对汇报者或主持人的发言会持有许多不同意见,这时候主持人要用一些经典的探询式问话来了解与会者的意见,例如:“然后呢?”“那现在情况怎么样呢?”“那你到底需要什么样的支持呢?”

3、评论。参会者回答完主持人的探询问话之后,主持人需要接着作出评论,比如“我明白你的意思了”“所以你想表达的问题是…”这样两者的沟通就可以顺畅进行了。

4、建立。评论之后需要采用“建立”的说话技巧。“建立”就像搭积木一样,是指主持人将与会者表达的思想按照层次逐级归纳,从低级到高级,由初级协议至中级协议再到最终达成一致。

“建立”经常使用的问话是“我们讨论完第一个问题了,接着我们再进一步,第二个问题是想表达什么?”“那我们再深一步,你如何看待这个问题的成因呢?”“我们进一步具体怎么解决这个方案呢?"

5、测试理解情况。在会议中总有一些人表示反对意见,对于这些反对意见主持人可能没听明白,或者大家可能没有听明白,这时候就要采用“测试”的问话方式,来测试一下大家的理解情况。

6、总结。在测试完理解情况之后,就需要总结,即把大家的意见集中,例如:“刚才大家讨论的内容,我做下小结,如果有未尽事项,请大家帮忙补充,一、二、三…”。

7、排除与引进。排除是指拒绝某些参会者继续发言,引进指邀请某些与会者发言。具体是指当主持人碰到那些说话容易滔滔不绝,或是说话总是跑题的发言者时,要将其关在门外。

相同的问题,可以问问其他人的观点,把别人带到对话里面来就是所谓的“引进”。排除的是滔滔不绝的人,引进的是沉默不语的人。这是两种很好的说的技巧,这两种技巧通常是连用的。

8、强调会议议程。主持人就会议议程时刻保持提醒和强调的状态,主要的目的是掌控会议时间。一个会议进行到一定时间时,主持人就要根据实际情况说:“这个议程已经超时了,要不我们就谈到这里,后面还有几个议程要谈”。

会议协同的重要性

工欲善其事必先利其器。

我们讲了这么多有关会议如何组织好的事项,其实归根结底,还是要沟通到位,将会议材料和议程在会前同步到位,将会议要传到的信息和意见在会中讨论到位,将会议达成的决议和任务在会后跟进到位。

由于近几年的特殊情况,尤其是涉及到企业外部资源的会议,采用线下的形式召开难度越来越大,大部分企业都将项目的各类会议改成了线上会议,因此,一套高效好用的会议协同平台显得格外重要,这也是驱动企业数字化转型的一项重要的工作之一。

当然了,现在的协同办公软件有很多,琳琅满目的沟通工具、系统应用。但是“把事解决”才是贯穿其中,最根本也是最核心的单元。

会议协同平台,至少要可以具体设置会议名称、背景信息、日期、时间和会议地点。会议创建成功后,要能通过移动端或者PC端给会议相关人发送会议邀请通知和会议开始提醒。

并且相关的会议可以展示在个人事项列表中,方便协作人快速处理。另外这个平台也要可以发布会议纪要,能够随时找到所有已创建的会议事项,帮助做好跟进工作。

有了会议协同平台,可以起到事半功倍的效果,大大提升会议管理效率。

好了,本系列文章的最后一篇,有关会议主持人的技巧和会议协同平台就更新到这里,感谢大家对此系列文章的持续关注,也希望大家能够从文章中获益,使自己成为项目会议的操盘手,成功地完成每一次项目会议。

此系列往期文章:

项目会议怎么开?(一)

项目会议怎么开(二

项目会议怎么开(三

项目会议怎么开(四

END

编辑 | 卡梅隆

来源 | 老卡摇项目

头图 | 卡梅隆

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一个汽车行业项目管理

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原文链接: http://mp.weixin.qq.com/s?__biz=Mzg3MDMyNjcwOQ==&mid=2247484105&idx=1&sn=8e9818a657758df6a5f8ef8060fae427&chksm=ce8eca13f9f943058ad86c3b593de3356c780d59f09545abe490bf71734adaaf928c2a7d6cbf#rd