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浅谈项目管理必备软技能系列(六)

232 2023-08-24
6月3日在圈子参加了大咖秀的直播,跟大家分享了项目管理必备的六大软技能,现整理成系列文章,方便进一步学习交流。今天就来详细说说第六篇---复盘如何用过去的经验解决现在和将来的问题
复盘这个词,虽然是专业术语,但是相信大家都不会陌生。以下的复盘场景你肯定经历过。

举个栗子:

小王正和同事聊着正在追的网剧,身后传来领导一声,快过来开会,叫上小李、小强还有小张。小王习惯的回了一句好的。心里想着:又要去听领导自己讲故事了;果然,人到齐后领导说:前端上周项目上线,线上出了BUG,导致了客户的投诉,电话直接打到我这里,你们都是干啥吃的?来,都给我说说,你们都干了啥,小李说:我也不知道为啥出BUG了 ,还在查问题;小强说:测试用例都覆盖了,没发现问题,小张说,产品方案大家一致评审完成,当时也没有任何问题;小王心想我一个项目经理,项目按时上线了,出BUG不是很正常的吗,没敢直接说,随口说了一句:领导,这个风险我们可以放在风险案例库里;最后,办公室传来了熟悉的领导骂人声音......

很明显,这是一个失败的项目风险复盘会,变成了“吵架”、“甩锅”、“推诿”,这自然无法达到我们的目的。

那么我们如何能真正达到复盘的真正目的呢?是从“复盘会”入手,让会议更规范、更高效?要搞清楚这些问题,还是得从复盘的目标说起。

复盘的目标

01


正如复盘的初衷一样,是为了找到“影响关键目标的关键原因”,我们就需要对目标进行一次彻底的评估。所以应该包含三方面:

1.明确原目标

明确原目标(以及各种特征值)。对于原计划任务需要达成的目标,必须足够明确、清楚,并且最好关键部分可以量化这要求核心管理人员在制定计划和WBS时应该多多思考和下功夫。从这个视角看,复盘的工作也并非在“复盘”阶段做,而是在计划阶段就应该开始了,严谨细致的工作在哪一个步骤都不可或缺。

举例子说明一下,比如对于一次新产品运营目标,不能将目标设置为“运营效果良好,用户口碑较好”,这样的目标是没办法复盘的,因为我们最终无法得知,什么才是“良好、较好”。可以换种说法,改为“运营效果良好,月关注人数达到200人,用户评价在4星以上”等等。这两项说明就是原目标的“特征值”,可以尽可能多的选取关键特征值来评估,复盘效果也会越好。(维度参考结构化思维、7±2)

2.评估实际完成

 评估实际完成(以及各种特征值)。由于复盘是事后分析,我们需要对事后的实际效果进行同样的评估,方便找出偏差。在保留原特征值评估的部分外,由于是现实结果,也可以对额外产生的一些情况也进行评估,并纳入实际目标描述。比如对于刚刚用户运营良好的目标,我们可以查看实际的关注数、星标数,同时,我们可能也获得了支持性的一些定性的描述,或者是否定性的投诉等。这些也应该是在评估实际结果中需要考虑的因素。

3.结果对比

我们获取到了原计划目标(以及各种特征值)、实际完成情况(以及各种特征值),我们需要充分比较理想和现实状态,找出真实的“偏差”。值得注意的是,此处的“偏差”为中性词,并非一定是无法完成,也可以超出预期,因此正、负偏差都是需要我们进行考虑的。明确了具体的偏差,我们才算是真正完成了复盘的第一步。

清晰描述问题

03


关于“如何找到产生问题的关键原因并能描述清楚”,这件事不仅困扰你我,也困扰很多学者和科学家。经过学者们的调研、论证、实践,终于找到了一个行之有效的工具,确实能帮助我们更好的描述问题。问题描述的恰当,自然也就能找到核心问题和解决之道。所以在之前的直播中,我也曾两次提到,并且反复强调。我们再来温习一下:

Time:时间原则

 Time:时间原则。指的是当下描述问题的时间状态,其中包含三方面理解:
①指向时间段:问题的时间指向,是过去、现在或未来;
②期望:关于时间因素,主观期望是什么;
③类型:发生型问题(指向过去某个合适的状态)、设定型问题(接下来的某个状态)、指向型问题(下一个新的方向和目标)。即已经发生的问题、接下来发生的问题,将来会发生的问题。

举个栗子:如电脑问题,电脑已经宕机、黑屏,需要立即更换---发生型问题;电脑软件负载过多,即将引起宕机、开机速度太慢---设定型问题;电脑需要升级适应未来的工作场景---指向性问题。

Event:事件原则

当前的事件具体是什么。
①表述事件:我们需要对事件进行表述,聚焦事件的真实属性;
②非表述原因:我们需要表述的是事件本身,并非原因;
③区分:将事件本身和原因进行区分,不能本末倒置。

对于刚刚说的电脑问题,事件本身就是电脑是否会宕机、变慢或者无法适应,而并非我们将来可能遇到的使用场景。

Clear:清晰原则

对于已经明确的事件,需要进行一个清晰的说明。
①可量化:找出特征值,尽可能量化(直接取数、估算或者赋值)
②有里程碑:关于描述的事件,尽可能按照里程碑的状态来分解,保障路径合理、清晰;
③表述清晰:在表达上尽可能清晰,使用短句子,并且尽可能“去专业化”,降低理解难度。
关于量化方面,可以参考公众号软技能系列文章《浅谈项目管理必备软技能系列(三)》

Contrast:对比原则

在确定一个问题后,我们需要使用对比原则,来评估事件和问题的影响程度。
①历史数据:与已有数据相对比;
②标杆对照:与已有经验相对比。

Ambiguity:避免歧义原则

“可能”与“必须”,“或者”与“和”,“等等”,“我”“你”“我们”和“你们”,“总是”与“有时候”。这些词组都会引起歧义,需要仔细揣摩。
①用词:尽可能避免二义性,尤其“主谓宾”等关键词语;
②逻辑:逻辑上也要充分自洽,防止引发错乱。
关于自洽方面,可以参考公众号软技能系列文章《浅谈项目管理必备软技能系列(四)》

落地策略

05


复盘的工作并非一蹴而就,需要渐进明细,逐步落实。复盘的基本步骤的逻辑图如下:
①明确目标:找到目标,明确其各特征值;
②评估实际:评估实际结果,找到其各特征值;
③找到偏差:对比计划目标和实际结果,找到偏差,有正偏离、负偏离;
④对于正偏离,找出真正的原因,并进行固化、推广,经验复制;
⑤对于负偏离,找出真正原因,并找到纠偏措施,并再次进行固化、推广;
⑥跟进反馈:对于结果再次跟进,并在下一个循环中迭代。实现螺旋上升的闭环。
以上就是关于复盘的分析,对于个人也适用。复盘是个大工程,一定不能急躁,对于组织复盘,而且最好设置专业的“复盘催化师”,相信只要能认真、协同、自洽,复盘工作会十分有用,能充分总结过去的经验,为现在和未来赋能。
原文链接: http://mp.weixin.qq.com/s?__biz=Mzg2MjExNTc4MQ==&mid=2247484059&idx=1&sn=875e55363d2c8f1e1e23ea8b7e72c36a&chksm=ce0d8031f97a0927928a705b5bd80d0147d7c8a6e93cc003801988591e757286472142a817fc#rd