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如何策划一次团队共创会?

267 2023-08-26

最近受部门内部的邀约,组织一个团队的共创会议,目的是为了拉近团队之间的关系。将这次会议中的一些经验沉淀下来,希望对你有启发。

1、弄清楚需求的背景以及目标。

在设计会议流程之前,需要跟核心的干系人了解问题是什么,以及希望通过会议能解决的是什么?在这个阶段,干系人访谈是非常重要的,访谈需要有两类干系人,一类是会议的发起人,另外一类是会议的核心参与人员。

在团队共创会中我访谈了,发起人,产品的负责人以及各个职能的leader。了解到了他们对目前现状的了解,以及对其通过这个会议能解决的问题。


2、会议流程设计。

基于会议发起人的诉求设计会议流程。我们首先对齐的是:通过会议想解决的是什么问题,除了之外还需要做哪些事情才能达到整体的目标。基于此,我们可以去设计我们的会议流程。


会议的流程可以通过结构化的方式去设计,任何一个会议都有开场破冰、主题讨论,最后的收尾环节。

开场的破冰部分,我们用到了视觉设计卡的方式,以便于帮助大家结合左右脑进行思考。具体操作是:让所有参与的同学去选择两张视觉卡。一张视觉卡代表你当下的状态,另外一张识别卡代表你对理想团队中的定义的样子。


选择当下状态的卡片,更多的是为了切换上下文,让大家能够抛开脑子里面的其他想法关注在当前会议上。理想中的团队卡片是为了共创出团队愿景提供素材。


开场破冰结束之后我们进入到了,团队愿景呈现的环节。

我们将破冰卡中收集到的团队愿景信息统一张贴到白板上进行分类,让会议中的所有人都能看到我们想要的团队是什么样子。在团队愿景共创的环节,大家提到了理想团队的其中一个要素是:相互补位,形成一个稳定的团队。


由此我们可以引出下一个环节:我眼中的你。通过换位思考加深团队之间的理解。

将在场的团队按照职能划分为多个小组,每个小组去讨论在当前职能下看待其他职能的工作是什么样子的。在每个小组进行演示汇报的时候,可以邀请其他的小组来进行辩论或者补充。


在大家有了相互的了解之后,我们要聚焦接下来可以改进的事项,要进行哪些方面的改善。继续刚才的小组讨论,挑出当前我们团队最重要需要解决的事情是什么?

最后引入了一个感恩收尾环节,目的是加深团队之间的关系。让每个人分享在过往的一段工作时间中,他最想感谢的一个人是谁?让大家面对面的表示感谢,更容易拉近团队之间的关系。也为接下来的跨职能合作提供的基础。


以上就是会议流程设计的部分。


3、真诚的会议邀请。

接下来分享一下会议邀请环节。会议邀请的部分要让大家知道这个会议的目的是什么,所以背景的描述部分是必不可少的。其次还需要跟各个职能的leader提前沟通,选择一个大家都能参会的时间。


4、场地的布置。

根据会议流程的设计上,可以对应设计场地的布置。如果说是需要整体的讨论,我们可能围成一个圆形讨论更方便,如果说是需要小组的讨论,那我们需要提前摆放好小组的桌椅。


5、会议反馈收集。

在会议结束之后可以收集会议中各个干系人对这次会议的评价,帮助你确定会议的效果以及进行改进。

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