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PMOer的七大核心能力(上)

108 2024-03-14

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我们谈到PMO项目管理办公室一般指的是一个组织级别的部门或团队,负责项目管理的规范、方法和实践的发展和实施。

这里区分组织和个体,我们用PMOer代表PMO组织下的PMO个体成员,之前也聊到过PMOer和PM的区别,我个人认为,一个好的PMOer在能力需求上要比PM更高,并且一定要干过PM,否则PMOer就变成了说空话、做空事的角色。

为了有效履行其职责,一个高效的PMOer需要具备以下七种核心能力要求。

01

项目管理知识与经验

PMOer应具备扎实的项目管理知识和经验,包括项目规划、执行、监控和收尾等方面的技能。应熟悉项目管理流程、工具和技术,并能够应用最佳实践指导项目管理工作。换句话说,PMOer你得干过PM的活,有这方面的经验才行,这是基本要求。

1

学习项目管理理论

通过参加项目管理相关的培训课程、研讨会或短期课程,学习项目管理的基本概念、原理和方法。可以选择项目管理机构提供的认证培训课程,如PMI体系的PMP认证,或者项标委的CSPM认证,当然还有BIS等其他体系的认证。

2

阅读项目管理书籍和参考资料

任何学习都可以通过读书这条途径获得,有许多优秀的项目管理书籍和参考资料可供阅读,涵盖了项目管理的各个方面。可以选择经典的项目管理书籍,如《PMBOK指南》、《敏捷项目管理实践指南》等,也可以阅读实践经验和案例分析类的书籍,以了解实际项目管理的应用。

3

参与项目实践

实践是检验真理的唯一标准,实践是获得项目管理经验的最佳途径,没有之一。

争取早点参与项目团队,承担项目管理角色,与项目经理和团队成员紧密合作,亲身经历项目的各个阶段和活动。通过实践中的挑战和机会,积累项目管理经验,并逐步提升自己的技能和能力。有很多项目管理圈子的同仁都称自己是野路子出身,包括我自己。

其实先学习还是先实践一直都是一个具有争论性的话题,而我个人的感受而言,我认为要先实践,边干边思考,有了一定的实践基础,再进行系统的理论的学习,可以事半功倍。相反,如果没有实践经验,先学习理论知识,会让我们在实践当中不知所措、蹑手蹑脚,因为实际的工作环境跟理论上还是有很大差异的,这也是项目管理从业人员毕竟的一个坎。

4

寻求导师或教练

师带徒是项目管理工作中非常有效的一种快速累积经验和提高能力的办法。寻找具有丰富项目管理经验的导师或教练,可以从他们身上学习项目管理的实践技巧和经验。师傅们可以指导你在实际项目中的角色和责任,并分享自己的经验和教训。

这点我也深有感触,目前职业生涯能称之为师傅的应该有三个人,我遇到的师傅们都非常好,从他们身上学习到了不同领域、不同方面的知识和能力,终身受用。

5

参与项目管理社区、组织

加入项目管理专业组织、论坛或社区,与其他项目管理专业人士进行交流和分享。通过与其他从业者的互动,可以学习他们的经验和最佳实践,并从他们的故事和案例中汲取经验。

如果你参与过PMP的培训和认证,你就很容易获得一个专业的项目管理社区或组织,其实在社区里隐藏了很多大神,他们或是有很多nb的title,或者是在某个领域是专家,是明星,总之多参与社区活动,多冒泡和交流,总归是好的。

6

持续学习和培训

项目管理是一个不断发展和演进的领域,持续学习和进修是必要的。参加进阶培训课程、专业研讨会或研究会,了解最新的项目管理趋势和实践,保持与行业的接轨,这点很重要。

获取项目管理知识与经验需要综合运用多种学习方法,包括理论学习、实践经验、导师指导和专业交流等。通过不断学习和实践,逐步积累项目管理技能和经验,并不断提升自己的能力水平。

02

组织和计划能力

PMO需要具备良好的组织和计划能力,能够协调和管理多个项目,制定项目优先级和资源分配计划,确保项目按时交付、在预算范围内完成。

1

学习项目管理方法和工具

熟悉和学习项目管理的方法和工具,如WBS(工作分解结构)、项目进度计划、资源分配和风险管理等。了解不同的项目管理方法论,如传统的瀑布模型和敏捷方法,并选择适合组织和项目的方法。这点可以理论和实践相结合,没有最好的,只有最合适的方法和工具。

2

制定详细的项目计划

制定详细的项目计划,包括项目的目标、工作范围、时间表、资源需求和预算等。过程中可使用项目管理软件或工具,如Project、Excel等,帮助进行项目计划的制定、跟踪和管理。

3

制定优先级和时间管理

识别和确定项目中的优先事项,并制定相应的时间管理策略。使用时间管理工具和技巧,如日程安排、时间块分配、优先级排序等,提高自己的时间管理能力,确保工作按时完成。

每个优秀的PMOer,都应该是优秀的时间管理大师,能够分得清轻重缓急,把大部分的经理放在高优先级和高重要性的事物上。

4

建立清晰的沟通渠道

建立清晰的沟通渠道,确保项目信息和计划能够有效地传达给团队成员和相关利益相关者。不管是PM还是PMOer,沟通都异常重要,但是对于PMOer来说,沟通不限于在项目团队中的沟通,更多的是与各职能部门以及管理层的沟通。而一些常用沟通工具和技术是PMOer的必备技能,如组织会议、项目报告、沟通平台等,确保信息的及时传递和共享。

5

资源管理和优化

PMOer需要有效管理各个项目所需的资源,包括人力资源、物资和财务资源。在单个项目中,PMOer要了解团队成员的技能和能力,支持项目经理合理分配任务和资源,确保项目能够按时、高质量地完成。

在组织层面,PMO有一个很重要的作用,是协调和平衡跨项目之间的资源,尤其是在项目间发生资源冲突的情况下,PMO需要站出来解决这种冲突,或者是提交至相应的决策平台进行决策。

6

风险管理和决策分析

识别和评估项目风险,并制定相应的应对策略。学习风险管理技术和方法,如风险矩阵、决策树等,帮助进行风险分析和决策,减少项目风险对计划的影响。

7

持续改进和反馈机制

项目是一锤子买卖,PM的目标是搞定这个case,经常会使用非常规的手段解决问题。而PMO则是一个常设组织,PMOer需要建立持续改进和反馈机制,定期评估项目计划的有效性和执行情况。

通过回顾和总结项目经验教训,改进项目计划和管理方法,提高组织和计划能力。

03

沟通和协调能力

本不愿意把沟通和协调能力作为PMOer的一项核心能力,因为这项能力与PM并没有太大的差异,与人打交道多的岗位都需要。

相比PM来说,PMOer更应具备良好的沟通和协调能力,能够与项目经理、团队成员、职能部门和高层管理层等多角色进行有效的沟通和协调。需要能够清晰地传达项目目标、进展和风险,并协调各方之间的利益和期望。

1

提升积极倾听能力

学会倾听他人的观点和意见,给予他人充分的关注和尊重。积极倾听可以增进理解和沟通效果,减少误解和冲突的发生。别小看听这件小事,就那开会这件事来说,相同的环境、相同的人员、相同的语句,在一个有经验的PMOer和没有经验的PMOer听起来也许完全不同。

不仅要捕捉当下的语言,还要结合组织环境和近期的热点政策,将会议内外的信息全面联系起来,才能真的算是听懂了。这一点有不少人是很难做到的,需要一些功力。

2

发展清晰表达能力

学会以简洁明了的方式表达自己的想法和意图。用清晰、明确的语言表达,避免模棱两可或含糊不清的表达,以确保信息的准确传递。作为一名PMOer,与领导汇报是家常便饭,如何在最短的时间内将一件事情描述清楚,如何以结果为导向,促进管理层的决策,是PMOer的必修课,任重而道远。

3

学习非语言沟通技巧

非语言沟通,如肢体语言、面部表情、姿势等,是沟通中重要的组成部分。学习如何运用适当的非语言沟通技巧,提高自己的表达能力和理解他人的意图。这点不多说了,通用技能。

4

掌握不同沟通渠道

什么意思呢?

PMOer需要学会灵活运用不同的沟通渠道,常见的官方沟通渠道,如面对面交流、书面沟通、电话、电子邮件、视频会议等需要掌握。与此同时,PMOer也需要运用非官方沟通渠道,更能解决问题,尤其是跟职能部门之间的问题,dddd。了解不同渠道的特点和适用场景,选择合适的沟通方式,提高沟通效率和效果,此乃优秀的PMOer。

5

建立良好的人际关系

积极与他人建立良好的人际关系,在组织中维护一个比较好的人设,有助于PMOer的工作开展。在团队中也需要培养信任、尊重和合作的氛围,建立良好的人际关系可以增强沟通和协调的效果,提高团队的凝聚力和合作性。

有些冲突和任务跟进对于你来说可能是件很难的事,但对于其他人来说可能就是一个电话,一条信息的事儿,PMO工作推进有时候就是看脸的。

能刷脸的PMOer都是好PMOer。

6

学会解决冲突和处理问题

如果你足够强大,你会发现,PM在遇到冲突时会找你帮忙协调,职能部门的冲突也会拉上你给评评理,解决冲突和问题是PMOer的日常工作。要不断学习冲突解决和问题处理的技巧,如积极沟通、寻求共识、妥协等。

有效的冲突解决和问题处理可以促进良好的沟通和协调,减少团队内部的紧张和不和谐。这也是PMOer在组织中发挥的核心价值之一。

原文链接: http://mp.weixin.qq.com/s?__biz=Mzg3MDMyNjcwOQ==&mid=2247484207&idx=1&sn=8f46980a9c8b326e7bf942f4883af280&chksm=ce8ecbf5f9f942e391f121e067a0c2ce1e6fa70f4ff9762c6292f4e9557a44c6ad28bd584b7b#rd