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项目管理圆桌会第四期:如何开好复盘会?

323 2023-08-26

项目管理圆桌会是我在公司发起的一个 PM 培养项目,每期针对一个大家关心的问题进行圆桌讨论,组织形式非常轻量,每期会邀请两位 PM + 一位 PMO 同学作为嘉宾参与,我作为引导者来萃取大家的实战经验。我们的的口号是:从实践中来,到实践中去。


1/什么是复盘会。

有一个最近比较火热的桌游叫做剧本杀,一般在剧本杀最后的复盘环节是最为精彩的。复盘会帮助我们查漏补缺,如果我们再来一次的话,哪些地方可以做得更好,哪些地方要避坑。


2/复盘会有哪些类型?

一般复盘会有三种类型,第一种是根据研发过程的复盘,第二种是线上故障的复盘,第三种是业务的复盘,三种复盘的侧重点都不同。


研发过程更多关注研发交付过程中的一些痛点进行复盘,改进我们的协作。业务复盘更多关注是我们的业务目标和价值是否达成。而故障复盘呢更多是在线上故障层面上进行复盘,找到根因制定规范和定责。


3/复盘会一般在什么场景下召开?

复盘会的频率会按照项目和迭代以及团队的成熟度不同来决定。


拿迭代团队来说,刚成立的迭代团队,我们需要频繁的去进行复盘和回顾。目的是为大家的协作打好基础,制定一些规则建立协作的共识,同时呢,还有一个重点就是增进彼此之间的了解,让大家能够更好的协作。所以在团队初期的时候,复盘会上,可以增加一些非正式的自我介绍环节,让大家能够相互更多的了解,建立一些伙伴关系。


在比较成熟的迭代团队的,可以按需来进行复盘的频率。比如团队遇到的问题比较小的时候,可以在晨会在周会上跟大家一起讨论解决;如果团队遇到的问题比较大,例如团队有比较大的调整,需要更多的去深入讨论一下协作规范的时候,可能单独拉一个会来进行复盘。


针对于项目来说,我们的复盘会相对比较严谨,我们要根据我们的业务价值和研发过程来进行两个维度的复盘,而且一般会议正式的会议来进行召开。


4/复盘会的会议结构

一般来说复盘会分为会前准备,准备会中组织以及会后跟进三个部分。


在会前准备的时候,我们要收集问题以及问题发生的场景时间线是什么样的,以便于我们在复盘会中能更高效的讨论如何解决。除此之外,在项目的复盘会前,我们需要准备的东西更多。例如我们的业务结果,数据研发过程数据,以及项目的里程碑,实际完成情况,项目的成本以及更多的协作细节问题并做好分类。


会中的部分呢,首先第一点我们需要关注的是邀请哪些人来参会,原则是所有项目干系人都尽量来参加,如果有人不能参加。最小的集合是保证项目的核心成员都能参加。除此之外还要关注会议的action落地需要哪些人来推动,如果说需要部门负责人来决策,记得提前邀请。


会中我们更多的是讨论问题背后的根因是什么以及如何解决,这里可以用到一些头脑风暴,或者说5个为什么的方法进行刨根问底。需要注意的是会议行动项需要明确到人和deadline。


会后的部分我们主要跟进改进项如何落地。如果是团队内就能解决的问题,技术PM可以在日常的站会或者说周会上监督保证落地。如果是涉及到跨团队的问题,可以拉着TL和PMO的同学一起来推动跨团队的流程规范落地。


最后需要单独提出来的是会议action的落地需要充分考虑落地的可行性,如果涉及到一些额外的工作量,你要提前帮他勾兑清楚,确保大家能够没有负担的去落地。


5/如何把复盘会开成团建会。

复盘会还有另外一个重点,是我们有哪些做得好的地方能够沉淀下来,能够激励大家。在项目的复盘会上,我们一般会邀请我们的业务负责人去分享一些它的业务数据,我们的一些业务目标达成情况来给大家一些正向的反馈和激励。


除此之外,我们还可以举办一些庆功会,为大家这段时间的辛苦工作进行犒劳。记得庆功会的时候拉着项目的发起人来给大家讲两句提振一下士气。对了,庆功会的经费可以到项目的负责人申请,一般项目结果不差的话,他也不会吝啬的。


6/复盘会落地过程中的一些痛点。

大家普遍因为最大的痛点是会上大家不能充分的发言,导致会议没法收集到充分的数据,得出靠谱的结论。在这个问题上我们有几个策略:


- 保证平等的交流氛围

需要考虑邀请人是否同一个level以及会议基调的设计。会议过程中尽量让大家对事不对人,客观的去讨论,不提具体人的名字。


- 如果参会者相对比较熟悉的话,他也能够畅所欲言。所以也鼓励大家建立一些良好的同事关系。


- 在会议的引导技巧上,可以营造一些社交压力,设置一些发言的顺序。让每个人都知道自己是来参与的是要发言的,下一个就是自己了,我要做好准备。具体说来我们可以顺时针或者逆时针或者从某个人开始轮一圈发言。


原文链接: http://mp.weixin.qq.com/s?__biz=MzIyMzgxNjE3NQ==&mid=2247485628&idx=1&sn=f22f8773d393da9332950c7c1c5e2265&chksm=e819383cdf6eb12abf741c5cbc62694881239da95d58d7397acd9bf046a3b84659f267d91856#rd